בסיסי נתונים גמישים (Database Activity)

בסדרת מאמרים זו, נתמקד בכל פעם באחד הכלים ללמידה וידע שמציעות Moodle ו- Totara ונסקור כלי זה. הסקירה תכלול תיאוד כללי של הכלי, שימושים אפשריים בו לתהליכי למידה פורמלית ולא פורמלית, דוגמאות ליישום אפקטיבי של הכלי בסביבה ארגונית ועסקית, המלצות והפנייה למידע נוסף ועוד.

הכלי הראשון אותו נסקור במסגרת זו הוא Database Activity – בסיסי נתונים. זהו אחד הכלים החזקים והגמישים ביותר של Moodle ו- Totara וניתן לבנות בעזרתו פתרונות שימושיים לשימור ידע, למידה שיתופית, ניהול משאבים, ניהול חדשנות ורעיונות ועוד.

מהו כלי בסיס הנתונים של Moodle/Totara?

כלי זה מאפשר למדריך או בעל הרשאה מתאימה אחרת ליצור בסיס נתונים בהתאמה אישית לכל צורך שהוא. ניתן להגדיר שדות מסוגים שונים, לעצב את מסכי הזנת המידע לבסיס הנתונים על ידי משתמשים, לקבוע כיצד משתמשים ייראו את המידע, לאפשר למשתמשים אחרים להעיר הערות ו/או לדרג את הרשומות השונות בבסיס הנתונים, ואף להגדיר את בסיס הנתונים כתבנית ניתנת לשכפול ולייצא ולייבא ממנו נתונים אל ומאקסל.

כאמור, הכלי מאפשר להגדיר רשימת שדות מסוגים שונים. למשל – שדה טקסט קצר או ארוך, בחירה מרשימה, תיבת סימון, צירוף קובץ או תמונה, קישור לעמוד אינטרנט, נקודת ציון גיאוגרפית, ועוד. לאחר הגדרת השדות, הכנסת מידע חדש היא נוחה וידידותית על ידי שימוש בטופס סטנדרטי למילוי השדות. גם חיפוש, סינון ומיון של מידע קיים הוא יעיל מאוד ומסייע לאתר מידע מבוקש במאגרי נתונים גדולים.

לעתים נרצה להגדיר את בסיס הנתונים ככלי לריכוז ואיתור מידע בלבד על ידי רוב העובדים, ולעתים נרצה לאפשר לקבוצה גדולה של עובדים או משתמשים נוספים לתרום לבסיס המידע. כלי בסיס הנתונים מאפשר להגדיר אם משתמשים שאינם מדריכים יכולים להוסיף רשומות לבסיס הנתונים, אם הרשומות שהם מציעים צריכות לעבור תהליך של אישור מדריך לפני הצגתן לשאר המשתמשים, אם משתמשים יכולים לדרג או להוסיף הערות על מידע שהכניסו אחרים, להגביל את תאריכי הזמינות של המידע ועוד.

דוגמאות לשימוש בכלי לתהליכי למידה

כאמור, בסיס הנתונים יכול לשמש למגוון תהליכי למידה פורמליים ובלתי פורמליים. ניתן להשתמש בו במסגרת קורס ספציפי או תהליך למידה מובנה, והוא מתאים במיוחד גם לתהליכי למידה שוטפים תוך כדי עבודה ולשיתוף ידע.

להלן מספר רעיונות אפשריים לשימוש בכלי בהקשר ארגוני עסקי, על מנת להמחיש חלק מן היכולות הגלומות בו:

• ריכוז וניהול רעיונות לחידושים במוצרים, שירותים ותהליכים – יאפשר לעובדים להעלות רעיונות לחידושים ושיפורים, לדרג רעיונות של עובדים אחרים ולהעיר הערות לשיפור ויישום רעיונות אלו, לבצע מעקב ובקרה אחר יישום הרעיונות, לחפש ולאתר רעיונות לפי תחומים ועוד. ראו בהמשך תמונת מסך של מאגר כזה לדוגמא.
• זיהוי, דיווח וטיפול במפגעי בטיחות – נאמני בטיחות ועובדים נוספים יוכלו להתריע על מפגעי בטיחות במקומות שונים במפעל או במשרדים, לציין את דרגת החומרה של המפגע, לצרף תמונה של המפגע ואולי אף לציין את נקודת הציון הגיאוגרפית שלו. ממונה הבטיחות יוכל להעביר את הטיפול במפגעים שונים לגורמים הרלוונטיים, לעקוב אחר זמן הטיפול במפגעים מרגע שהועלו, לעדכן את העובדים בסטטוס הטיפול, לייצא את כל הנתונים לצרכי ניתוח ודיווח ולאפשר לעובדים חדשים וותיקים להיות מעורבים בלמידה של נושא הבטיחות ובתרומה לשיפורו באמצעות מאגר זה.
• רשימת מומחים מקצועיים – עובדים שונים ירשמו את תחומי ההתמחות השונים שלהם, יציינו באילו דרכים ובאילו נושאים הם מוכנים לסייע לאחרים, יפרטו את דרכי יצירת הקשר עמם וכדומה. עובד שזקוק לאיתור מומחה מסוים יוכל לחפש אותו לפי שדות שונים או בחיפוש חופשי ולפנות אליו ישירות מפורטל הידע והלמידה. אם תרבות הלמידה והתקשורת בחברה מתאימים לכך והמומחים פתוחים ללמידה וקבלת משוב בעצמם, ניתן לאפשר לעובדים לדרג את המומחים ולתת להם משוב ולהודות להם על הסיוע על ידי שימוש בדירוגים והערות.
• מאגר ידע לסיכום תובנות מפרוייקטים, תחקירי הצלחות וכשלונות וכדומה – ניתן לרכז ולהגדיר שדות שונים כגון סוג הפרוייקט, פרטי הלקוח, תאריכים, סטטוס וקובץ תובנות והמלצות.
• מאגר נהלים ותהליכים – המאפשר חיפוש מהיר, לפי תגיות שונות, לפי שדות שונים שיוגדרו ועוד. ניתן אף לאפשר הערות לרשומות וכך לאפשר לעובדים או לבעלי תפקידים מסויימים להציע שינויים או שיפורים לתהליכים קיימים. ניתן גם לצרף קבצי נהלים רשמיים לרשומות.
• כלי לזיהוי צרכי הדרכה ובניית וניהול תכנית הדרכה – בארגונים רבים צרכי ותכנית ההדרכה מרוכזים בקובץ אקסל. מכך עלולים לנבוע קשיים שונים בעדכון המידע, שיתוף שלו עם אחרים ועוד. כמה מלקוחותנו עומדים להשתמש בתבנית מותאמת לצרכים שלהם לניהול תכנית הדרכה בעזרת כלי בסיס הנתונים ב- Moodle/Totara. הכלי מאפשר למנהלים להעלות את הצרכים שלהם ולמנהל ההדרכה לנהל את הפעילויות ולעדכן את מספר המשתתפים בהדרכות, לראות הדרכות מתוכננות או שבוצעו ברבעון ו/או ביחידה מסוימת או על ידי ספק מסוים וכדומה.

תמונות מסך לדוגמא

על מנת להמחיש את השימושים האפשריים בכלי בסיס הנתונים של Moodle/Totara, להלן כמה תמונות מסך של בסיסי נתונים לדוגמא ב- Totara:

בסיס נתונים של המלצות של עובדים על ספרי ניהול וספרים מקצועיים

בסיס נתונים של תכנית הדרכה בארגון

היתרונות העיקריים של הכלי

• גמיש ביותר ומאפשר בניית מגוון פתרונות לריכוז ושיתוף של ידע
• כולל כלים מובנים להצגת מידע, חיפוש, עיצוב תבניות ועוד, שמאפשרים שימושיות אפקטיבית ללא צורך בתכנות
• יכולת לקבוע רמות שונות של שיתוף במידע – החל מצפייה וחיפוש ועד יצירה שיתופית של מאגרי ידע מתוחכמים
• אפשרות לייצוא וייבוא של המידע לאקסל

קשיים אפשריים

• בשל מגוון האפשרויות והגמישות, כלי בסיס הנתונים דורש מעט יותר זמן ומומחיות על מנת להקים אותו ולהגדיר את המסכים השונים
• ללא קשר לכלי הספציפי הזה, במקרה ומדובר על פעילות שיתופית ליצירת ידע, נדרשת מוכנות ותרבות שיתוף של המשתמשים על מנת שהמידע יהיה משמעותי ועדכני. נושא זה קשור לטיפוח למידה חברתית בכלל – ועל כך ארחיב בהזדמנות קרובה

סיכום ומידע נוסף

כלי בסיס הנתונים הוא אחד הכלים החזקים והגמישים ב- Moodle/Totara. למעשה, הגמישות שלו מביאה לידי ביטוי את הגמישות הכללית של מערכות אלו ואת היכולת להתאים את השימוש בהן לתהליכי למידה וניהול למידה בארגון. יש לו פוטנציאל להוות כלי לניהול ידע, שיתוף ידע, חיפוש ואיתור מהיר ויעיל של מידע, ואף להוות כלי לתמיכה בביצועים וללמידה חברתית ושיתופית. לחילופין, הוא עשוי לסייע בייעול ותיעוד של תהליכים ומידע שמנוהלים ומתועדים בצורה מבוזרת בארגון.

כמו בכל תהליך שאנחנו ב- Kineo עושים עם לקוחותינו, נקודת המוצא צריכה להיות בירור מהו תהליך הלמידה או ניהול והפצת הידע הנכון שרוצים ליצור, ואז לעצב את הפתרון המתאים בעזרת כלי זה או כלים אחרים המצויים ב- Moodle/Totara. כלים נוספים נסקור במאמרים הבאים…