יצירת מסמכי מדיניות, נהלים, ומדריכים במערכת

מנהלי האתר ובעלי הרשאות ליצירת מסמכי מדיניות ונהלים (מנהלי המסמך, עורכים ומאשרים) יכולים ליצור מסמכי מדיניות,

יצירת נהלים ומדריכים חדשים

נהלים ומדריכים חדשים באופן הבא:

1. מעמוד המדיניות, הנהלים והמדריכים, לחץ על הלחצן צור חדש.

2. מסך העריכה אשר נראה כמו בתמונה הבאה ייפתח:

3. הגדר את הגדרות המסמך על סמך תיאור פרטי ההגדרה המופיעים בטבלה הבאה:

4. לאחר סיום הגדרת המסמך ותוכנו, לחצו על שמור. הנוהל יישמר ואתם תוחזר למסך המרכזי. 

שימו לב! בשלב עבודת מערכת הAI בלמידת מבנה המסמך ותוכנו, זמן השמירה יכול לקחת מספר שניות.

5. אם הוקצו לנוהל קבוצות מערכתיות, כל המשתמשים המשויכים לקבוצות אלו יראו את המסמך ברשימת הנהלים שהוקצתה להם.

הגדרת הודעות התראה לנהלים
בדומה להתראות אשר ניתן להדגיר בהסמכות ומסלולים, גם בניהול נהלים, תהליכים ומדריכים, ניתן להגדיר את ההודעות אשר יישלחו למשתמשים אשר:

• הוקצו למסמכים אלה
• השלימו קריאה וחתימה
• עליהם לחזור, לקרוא ולחתום שוב על המסמך לאחר מועד פקיעת התוקף (במקרה שלמסמך נוהל מחזורי)

כמו כן, ניתן לאפשר שגם המנהלים של המשתמשים יקבלו התראות הקשורות לעובדים שלהם.

כדי לייצר ולערוך את הודעת ההתראה:

1- לחצו על לשונית ההתראות:

2- בחרו את טריגר ההתראה הרלוונטי, ולחצו על החץ בצד ימין בכדי להרחיב אותו

3- לחצו על צור הודעה חדשה

4- בחלון ערכית ההתראה מלאו את הפרטים הרלוונטיים

כיצד לכתוב מסמכי מדיניות, נהלים ומדריכים במערכת הLearningZone Ekko?
LearningZone Ekko משתמשת בבינה מלאכותית (Artificial Intelligence) ולמידת מכונה (Machine Learning) כדי להפוך את מסמכי המדיניות, הנהלים והמדריכים שלכם לתוכן אינטראקטיבי, נגיש למשתמשי הקצה שלכם, באפליקציית הEkko, בדיוק במקום ובזמן להם הם נדרשים.

משמעות הדבר הוא, שברגע שנתוני המסמכים עובדו על ידי Ekko, משתמשי הקצה יוכלו לשאול את הבוט Ekko (זמין באפליקציה לנייד של Ekko) כל שאלה לגבי המדיניות, הנהלים והמדריכים אשר העליתם למערכת. ניתן לשאול את השאלות בצ׳אט או בקול (דיבור אנושי רגיל) ו- Ekko יגיב עם התשובה הטובה ביותר הזמינה מהתוכן הנהלים והמסמכים שלכם . בכדי ללמו יותר כיצד זה עובד, צפו בסרטון הבא:

חשבו על מערכת ה- Ekko כעל Siri (או אלקסה) המוקדשת לנושאים של מדיניות, לנהלים ולמדריכי המשתמש שלכם.

על מנת לעזור לEkko להבין את המסמכים שלכם ולהגיב כראוי לשאלות של משתמש הקצה, עליכם לשמור על מבנה כתיבה תקין של כתיבת מסמכים. זוהי גם שיטה טובה להבטיח שמסמכי המדיניות והנהלים שלכם ישמרו על מבנה מסמכים סטנדרטי שמשתמשי הקצה שלך מכירים, הניתנים לקריאה ומימוש באופן ברור ופשוט.

להלן מספר הנחיות חשובות שיש להשתמש בעת כתיבת מסמך בEkko:

סוגי כותרות שונים - ודאו שאתם משתמשים בסגנון הכותרות הזמינות עבור כותרות המסמך שלכם. שמור כל כותרת עם סגנון כותרת מתאים, לדוגמה, הכותרת הראשית צריכה להשתמש בכותרת 1. יש לסמן את הכתוביות שלה ככותרת 2, כותרת 3 וכו' לפי הצורך. יש להימנע מיצירת כותרות אך ורק ע״י הגלה והבלט פונטים, אלא להשתמש בכותרות המתאימות.

כל תוכן הגוף צריך להיות בסגנון פסקה

בעת שימוש בתבליטים ומספרים, השתמשו בתבליטים ובמספרים האוטומטיים מסרגל הכלים של העורך. הימנעו ממספור ידני ו/או מימוש ידני של תבליטים

וודאו שאתם כותבים מסמך מדיניות ונהלים ברורים, קלים לקריאה והבנה ובעיקר פשוטים ליישום. - הרי לבסוף זה מטרת הנוהל.

הימנעו מיצירת פסקאות וקטעים ארוכים מאוד המכילים טקסט ונהלים ארוכים. במידת האפשר, חלקו קטעים ארוכים לקטעים קטנים יותר ותנו כותרת (באמצעות סגנונות כותרת) לכל אחד מאותם קטעים.

שמו לב - אנו מבינים שבמקרים מסוימים תעדיפו להמשיך ולכתוב את הנהלים שלכם במסמך Word כפי שעשיתם עד עכשיו. זה בסדר גמור אם תעדיפו להמשיך ולהשתמש באפליקציית Word אליה אתם רגילים וזאת מפני שמערכת הLearningZone Ekko יודעת לקלוט ולנהל (כלל מערכת ה AI) את הנהלים שלכם בתוך המערכת גם אם הם נכתבו בWord.

בכדי לוודא שהמסמך שכתבתם בWord ייקלט באופן מיטבי במערכת הEkko יש:

1- להתקין באפליקצית הWord שלכם תוכנת Ekko אשר תבדוק את מבנה המסמך שלכם ותוודא תקינותה לפני העלתה למערכת הEkko 
צרו קשר עם הנציג שלכם בLearningZone בכדי לקבל גישה לתוכנה זו והוראות התקנה

2- השתמשו בכפתור ייבוא ממסך Word הנמצא בסרגל הכלים בעורך הנהלים של Ekko, כפי שניתן לראות בסך הבא

3- עקבו אחר הוראות הייבוא של המסך לתוך המערכת. 

4- לאחר סיום התהליך, מסמך הWord שלכם יופיע במסך עורך הנוהל. הגדירו אשת שאר הגדרות מסמך הנוהל כפי שהובא במסמך זה לעיל ושמרו.