תהליך בניית תרשימים ושימוש בהם

בניית תרשימים בצורה נכונה במערכת דורש תכנון נכון ותהליך מובנה. השלבים המתוארים להלן יאפשרו לכם לעשות זאת בדרך הנכונה.

הערה: יצירת התרשימים מתבססת על מחולל הדוחות של המערכת, ולכן רצוי שתכירו אותו ותקראו את מאמרי העזרה הקשורים ליצירת דוחות במחולל הדוחות לפני שתנסו ליצור תרשימים.

תהליך מומלץ ליצירת תרשימים

תכנון התרשים ובחירת מקור הדוח המתאים

מחולל הדוחות של המערכת כולל מגוון רחב של מקורות דוח. על פי המידע שתרצו להציג, יהיה עליכם לבחור את מקור הדוח הנכון על מנת לייצר את התרשים הנכון. במאמרי עזרה נוספים תוכלו למצוא מגוון דוגמאות למקורות דוח ולהגדרות שנותנים מענה לצרכים נפוצים של תרשימים.

שימו לב: על מנת ליצור תרשים, תצטרכו בדרך כלל לייצר דוח מרכז המשתמש בקיבוץ נתונים (למשל לפי סטטוס, חודש וכדומה). אם תרצו גם להציג דוח מפורט ובו כל הרשומות, יהיה עליכם ליצור במקביל דוח נוסף מפורט ללא קיבוץ נתונים.

יצירת דוח מרכז עבור התרשים

בחירת מקור הדוח ומתן שם לדוח:

• לחצו על דוחות >> מחולל דוחות >> נהל דוחות
• הקלידו את השם שתרצו שיהיה לדוח זה. שם זה יוצג למי שרשאים לצפות בדוח בעמוד "הדוחות שלי"
• בחרו את מקור הדוח שישמש אתכם לבניית דוח זה

הגדרת הטורים:

• עברו ללשונית "טורים"
• הוסיפו את הטורים הרצויים ליצירת התרשים (ראו פירוט דוגמאות במאמרים נוספים). התאימו את כותרת הטורים על פי הרצוי
• הגדירו את הקיבוץ הנדרש של הנתונים על מנת ליצור דוח מרכז (למשל – קיבוץ כניסות למערכת לפי חודש בשנה, או קיבוץ תיעוד ההסמכות לפי הסטטוס שלהן)
• מחקו טורים מיותרים מהדוח
• שמרו שינויים

הגדרת התרשים

• עברו ללשונית "תרשים"
• בחרו את סוג התרשים הרצוי
• הגדירו את הנתונים שיש להציג בתרשים בשדות פריסה, ושדות הנתונים (ראו פירוט דוגמאות במאמרים נוספים)
• אופציונאלי – הוסיפו אפשרויות מתקדמות במידת הצורך (למשל – צבעי התרשים, האם להציג מקרא או לא, גודל טקסט, צבע הרקע ועוד – ראו טבלה מפורטת במאמר נפרד)
• שמרו שינויים

כעת תוכלו לצפות בתרשים המופיע מעל הדוח על ידי לחיצה על הקישור "צפה בדוח זה"