לוחות בקרה והשימוש בהם

לוחות הבקרה של Learning Zone מאפשרים לכם לייצר מבט על ומידע תומך החלטה למנהלים ובעלי תפקידים בארגון.

על מנת לסייע לכם להפיק את המירב מיכולת זו, מאמר זה מתאר מספר עקרונות ודוגמאות לשימושים בלוחות בקרה (Dashboards).

המאמר מכיל את החלקים הבאים:

• מהם לוחות בקרה ומה ניתן לעשות איתם?
• אילו תכנים ניתן לכלול בלוחות בקרה?
• רעיונות לשימוש אפקטיבי בלוחות בקרה

מהם לוחות בקרה ומה ניתן לעשות איתם?

לוחות בקרה מאפשרים לכם לרכז מידע עבור קבוצות משתמשים בצורה ממוקדת וברורה. מידע זה נועד לתמוך בהחלטות ולמקד את המנהלים והמשתמשים הצופים בלוח הבקרה בפעולות שעליהם לנקוט.

לפני שניגשים להקמת לוחות בקרה, חשוב לתכנן את מטרתם, ואת תכולתם, מתוך חשיבה על קהל היעד הצפוי להשתמש בהם. להלן מספר שיקולים ואפשרויות שיש לקחת בחשבון בהקשר זה:

1. האם לוח הבקרה נועד לתת תמונת-על או להתמקד בנושא מסוים: למשל - האם המטרה היא להציג מידע ופילוחים סביב הסמכה מסוימת והסטטוס שלה ביחידות שונות בארגון, או לחילופין תמונת מצב של מספר הסמכות שונות באותו ארגון. דוגמא נוספת - האם לוח הבקרה מתמקד במספר נושאים כגון המשתתפים בהדרכות כיתה, מספר מבצעי הלומדות, ומספר מגישי המטלות, או שהוא מתמקד בסוג אחד של למידה ומעמיק את המידע עליה.
2. מה המידע החשוב ביותר שיסייע לצופים בלוח הבקרה: יותר מדי מידע על לוח בקרה אחד עלול להציף את הצופים בו ולא לסייע להם להתמקד בעיקר. כאשר אתם מתכננים לוח בקרה חשבו על המשתמשים בו ואף שוחחו עימם על מנת לברר מה המידע הקריטי ביותר עבורם. זכרו שניתן ליצור מספר לוחות בקרה שונים וכך לפצל את המידע ביניהם.
3. לגבי מי יש להציג את הנתונים: כאשר תכינו את התרשימים ללוח הבקרה תוכלו להגדיר אותם כך שיציגו מידע לגבי כלל המשתמשים, מידע לגבי משתמשים המדווחים ישירות/בעקיפין למנהלים או מידע לגבי משתמשים הנמצאים במורד המבנה הארגוני של הצופים בתרשים. חשוב לדעת כיצד מוגדר דיווח למנהלים וכיצד מוגדר המבנה הארגוני אצלכם על מנת לעשות בחירה נכונה בהקשר זה. למשל, אם אתם מכינים לוח בקרה עבור ממוני בטיחות שאינם במעלה ההיררכיה הארגונית ושעובדים אינם מדווחים להם ישירות או בעקיפין, יהיה עליכם להציג מידע לגבי כלל הארגון או להגביל את הדוחות המוצגים לפי פרמטרים אחרים כגון אזור גיאוגרפי.

אילו תכנים ניתן לכלול בלוחות בקרה?

בעקרון, עמודי לוחות הבקרה מאפשרים לכם להוסיף משבצת מכל סוג שהוא. אך מעצם מטרתם כעמודים שנועדו להציג מידע קריטי ותומך החלטה ופעולה, אנו ממליצים להשתמש בעיקר במשבצות הבאות:

• משבצות תרשימים: משבצת שמאפשרת לכם ליצור תרשימים מסוגים שונים (עוגה, עמודות, קו) ולהציג מידע לגבי כל הנתונים או נתונים המסוננים לפי חיפוש שמור שיצרתם (למשל לפי הסמכה מסויימת, לפי טווח תאריכים מסוים וכד'). להלן מספר דוגמאות.
  
  
• משבצת דוח (מגרסה 2.9 ומעלה): משבצת המאפשרת לבחור דוח מסויים - עם או בלי סינון - ולהציג את הרשומות של אותו דוח בלוח הבקרה. להלן דוגמא.
  
  
• משבצת תוכן מעוצב: משבצת המאפשרת לשלב תוכן חופשי בחלקים של לוח הבקרה. אנו ממליצים להשתמש בה כדי להציג תיאור של לוח הבקרה ומטרתו, הסבר על התרשימים והדוחות הכלולים בו, קישורים לדוחות מפורטים נוספים, התראות על שינויים ונושאים שיש לשים לגביהם לב ולנקוט פעולה לגביהם (למשל - תאריך יעד להשלמת הסמכות שהוצב על ידי ההנהלה).

עצות לשימוש אפקטיבי בלוחות בקרה

להלן מספר עצות לשימוש אפקטיבי בלוחות בקרה של Learning Zone:

1. הצגת קנה מידה להשוואה: ניתן להציג זה בצד זה תרשימי סטטוס של אנשים המדווחים למשתמש הצופה בדוח, ולצידו תרשים של סטטוס כלל הארגון - כך ניתן לייצר מוטיבציה למנהלים שהיחידה שלהם מתעכבת בהשלמת קורסים או הסמכות נדרשות בהשוואה לארגון כולו.
2. כמה מידע לכלול בלוח בקרה? מומלץ לכלול 2-4 תרשימים בלוח בקרה אחד, ואולי גם משבצת דוח מפורט אחת.
3. כותרות ברורות למשבצות: ערכו את כותרות המשבצות כך שיסייע למנהלים להבין במהירות במה התרשים או הדוח מתמקדים.