כאשר מערכת Learning Zone שלכם נועדה לשרת מספר גדול של משתמשים - עובדים פנימיים, לקוחות, מפיצים וכדומה - תרצו שנתונים לגבי משתמשים אלו יועברו למערכת מתוך מקורות נתונים קיימים. לעתים מידע זה קיים במערכת ניהול משאבי אנוש (HR) שלכם, או במערכת ניהול קשרי לקוחות שלכם (CRM).
ב- Learning Zone קיים מנגנון מובנה לסנכרון אלפי נתונים ממערכות אלו. הסנכרון מאפשר לכם להעביר מידע לגבי מבנה ארגוני, רשימת עיסוקים ופרטי משתמשים. מאמר זה מתאר כיצד מסונכרנים נתונים אלו ומהו מבנה הנתונים שיש להעביר. למידע טכני כיצד מועברים הקבצים לשרת Learning Zone מהמערכת שלכם, ראו מאמר זה.
המאמר מכיל את החלקים הבאים:
- אילו נתונים ניתן להעביר ולמה הם משמשים?
- מהו מבנה הנתונים של קובץ ארגונים?
- מהו מבנה הנתונים של קובץ עיסוקים?
- מהו מבנה הנתונים של קובץ משתמשים?
- שאלות ותשובות נפוצות
אילו נתונים ניתן להעביר ולמה הם משמשים?
מנגנון הסנכרון של Learning Zone מאפשר לכם ליצור ולעדכן את הנתונים הבאים על פי הצורך מתוך מערכת משאבי אנוש (HR) או קשרי לקוחות (CRM) מהם אמורים לעבור נתוני משתמשים למערכת:
- יחידות ארגוניות, הפרטים שלהן והמבנה של ההיררכיה הארגונית
- תיאורי וקבוצות עיסוק
- נתוני על משתמשים כגון שם, דוא"ל, שם משתמש
- שיוך משתמשים למנהלים ישירים, לעיסוקים וליחידות ארגוניות
- מידע נוסף על משתמשים ושדות מותאמים על פי צרכי המידע שלכם
סנכרון נתונים מהמערכות שלכם יאפשר לכם לשייך פריטי למידה מסויימים לקבוצות של משתמשים על פי מאפייניהם, להציג למנהלים מידע ודוחות אודות העובדים המדווחים להם, לסנן מידע בדוחות על בסיס נתונים שונים, ועוד.
יכולת זו מאפשרת לכם לייצר אוטומציה של תהליכי למידה על ידי הגדרת קבוצות דינמיות וכללים למסלולי למידה.
מהו מבנה הנתונים של קובץ ארגונים?
קובץ ארגונים נועד להקים ולעדכן יחידות ארגוניות במבנה הארגוני הנשמר ב- Learning Zone, ולעדכן את המבנה בו יחידות אלו מוגדרות אחת מתחת לשנייה. מבנה זה מאפשר לייצר קבוצות משתמשים דינמיות על פי שיוך ליחידות ארגוניות, לשייך למידה לעובדים מיחידות שונות, ולהציג דוחות המתבססים על המבנה הארגוני. לאחר מכן, משתמשים משוייכים ליחידה שלהם על פי המידע בקובץ נתוני המשתמשים.
מבנה הנתונים של קובץ הארגונים צריך להיות עם השדות המפורטים להלן. בתחתית מאמר זה ראו קובץ CSV לדוגמא על פי מבנה זה:
| שם שדה | סוג וגודל שדה | פירוט |
| idnumber | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. קוד הזיהוי של היחידה הארגונית. חייב להיות ייחודי עבור כל יחידה. |
| timemodified | זמן בתצורת unix timestamp. | שדה חובה. זמן אחרון של עדכון הרשומה. ניתן להשאיר ריק ללא ערך. |
| frameworkidnumber | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. קוד המסגרת הארגונית אליה יש לשייך את הפריט. המערכת מאפשרת לנהל מספר מבנים ארגוניים נפרדים (=מסגרות) וניתן לסנכרן יחידות ארגוניות לכל המסגרות הללו. במידה וקיים רק מבנה ארגוני אחד במערכת, אז יש להזין בשדה זה את הערך עם קוד הזיהוי של מסגרת זו - למשל myorgunits. |
| shortname | טקסט. עד 100 תווים | שם קצר של היחידה הארגונית (שדה אופציונלי) |
| fullname | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. שם מלא של היחידה הארגונית. |
| parentidnumber | טקסט. עד 100 תווים | קוד יחידת האב של יחידה זו (הערך בשדה idnumber) תחתיה מופיעה היחידה במבנה הארגוני. שדה אופציונלי. במידה ולא מועבר בו ערך, היחידה החדשה תופיע ברמה העליונה של המבנה הארגוני. |
| description | טקסט. עד 1,000 תווים | תיאור מפורט של היחידה הארגונית (שדה אופציונלי) |
| typeidnumber | טקסט. עד 100 תווים | קוד סוג הפריט (שדה אופציונלי). מאפשר להוסיף שדות מידע נוספים לגבי היחידות הארגוניות - למשל, שם מנהלת משאבי אנוש אחראית ליחידה, האם היחידה היא יחידת קו או מטה, וכד'. |
| customfield_fieldname | טקסט. עד 1,000 תווים | במידה ויוצרים שדות נוספים ליחידות ארגוניות, ניתן להוסיף טורים נוספים אלו המכילים המידע הנוסף על היחידות. למשל - customfield_kind שהערכים שלו יהיו "מטה", "קו", וכד'. |
מהו מבנה הנתונים של קובץ עיסוקים?
קובץ עיסוקים נועד להקים ולעדכן ברשימת העיסוקים הנשמרת ב- Learning Zone, ולעדכן את המבנה בו עיסוקים אלו מוגדרים אחד מתחת לשני - אם קיים מבנה עיסוקים. מבנה זה מאפשר לייצר קבוצות משתמשים דינמיות על פי שיוך לעיסוק, לשייך למידה לעובדים בעלי עיסוקים שונים, ולהציג דוחות המתבססים על עיסוקים. לאחר מכן, משתמשים משוייכים לעיסוק שלהם על פי המידע בקובץ נתוני המשתמשים.
מבנה הנתונים של קובץ העיסוקים צריך להיות עם השדות המפורטים להלן. בתחתית מאמר זה ראו קובץ CSV לדוגמא על פי מבנה זה:
| שם שדה | סוג וגודל שדה | פירוט |
| idnumber | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. קוד הזיהוי של העיסוק. חייב להיות ייחודי עבור כל עיסוק. |
| timemodified | זמן בתצורת unix timestamp. | שדה חובה. זמן אחרון של עדכון הרשומה. ניתן להשאיר ריק ללא ערך. |
| frameworkidnumber | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. קוד מסגרת העיסוקים אליה יש לשייך את הפריט. המערכת מאפשרת לנהל מספר מבני עיסוקים נפרדים (=מסגרות) וניתן לסנכרן עיסוקים לכל המסגרות הללו. במידה וקיים רק מבנה או רשימת עיסוקים אחת במערכת, אז יש להזין בשדה זה את הערך עם קוד הזיהוי של מסגרת זו - למשל mypositions. |
| shortname | טקסט. עד 100 תווים | שם קצר של העיסוק (שדה אופציונלי) |
| fullname | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. שם מלא של העיסוק. |
| parentidnumber | טקסט. עד 100 תווים | קוד פריט האב של עיסוק זה (הערך בשדה idnumber) תחתיו מופיע העיסוק במבנה העיסוקים. שדה אופציונלי. במידה ולא מועבר בו ערך, העיסוק החדש יופיע ברמה העליונה של מבנה העיסוקים. שימוש בפריטי אב בעיסוקים שימושי כאשר קיימות "קבוצות עיסוק" בארגון שלכם. במקרה כזה, קבוצות העיסוק יוקמו כעיסוקים ברמה העליונה, והעיסוקים עצמם יוגדרו כעיסוקים המופיעים תחת פריטי אב אלו. |
| description | טקסט. עד 1,000 תווים | תיאור מפורט של העיסוק (שדה אופציונלי) |
| typeidnumber | טקסט. עד 100 תווים | קוד סוג הפריט (שדה אופציונלי). מאפשר להוסיף שדות מידע נוספים לגבי העיסוקים - למשל, האם זהו עיסוק ליבה, האם זה עיסוק הנחשב לעיסוק ניהולי ועוד. |
| customfield_fieldname | טקסט. עד 1,000 תווים | במידה ויוצרים שדות נוספים לעיסוקים, ניתן להוסיף טורים נוספים אלו המכילים המידע הנוסף על העיסוקים. למשל - customfield_core שנועד לסמן עיסוקי ליבה, ושהערכים שלו יהיו "כן", "לא". |
מהו מבנה הנתונים של קובץ משתמשים?
קובץ משתמשים נועד להקים ולעדכן את פרטי המשתמשים ב- Learning Zone. קובץ זה עשוי להכיל מידע מגוון על המשתמשים, לרבות שדות חובה בסיסיים, שדות אופציונליים, שדות מותאמים ייחודים לכם, וכן שיוך של המשתמש ליחידה ארגונית, עיסוק ומנהל ישיר. מידע זה על המשתמשים יוכל להיות מוצג בדוחות ובמקומות נוספים במערכת, וכן לשמש ליצירת קבוצות דינמיות על בסיס מאפייני משתמשים.
מבנה הנתונים של קובץ המשתמשים צריך להיות עם השדות המפורטים להלן. בתחתית מאמר זה ראו קובץ CSV לדוגמא על פי מבנה זה:
| שם שדה | סוג וגודל שדה | פירוט |
| idnumber | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. קוד הזיהוי של המשתמש. בדרך כלל מספר תעודת זהות או מספר עובד. אינו משתנה עבור המשתמש מרגע שנוצר. |
| username | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. שם משתמש אותו יקליד המשתמש להתחברות למערכת. במידה ויש חיבור לאימות SAML או Active Directory עבור המשתמשים חייב להיות זהה לשם המשתמש במערכות אלו. שדה זה צריך להכיל אותיות קטנות באנגלית או מספרים בלבד. |
| timemodified | זמן בתצורת unix timestamp. | שדה חובה. זמן אחרון של עדכון הרשומה. ניתן להשאיר ריק ללא ערך. |
| firstname | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. שם פרטי. |
| lastname | טקסט. עד 100 תווים | שדה חובה. שם משפחה. |
| כתובת דוא"ל תקפה. עד 100 תווים | שדה חובה. דוא"ל של המשתמש (ייחודי למשתמש - אלא אם מאפשרים כפילות של כתובת דוא"ל בהגדרות). | |
| deleted | טקסט. ערך 0 או 1 בלבד | שדה נדרש רק כאשר לא מעבירים את כל הרשומות של משתמשים פעילים ורוצים לאפשר מחיקת משתמשים באמצעות מנגנון הסנכרון. ערך 1 פירושו שיש למחוק את המשתמש. באופן עקרוני, בדרך כלל מומלץ להשהות משתמשים ולא למחוק אותם. |
| suspended | טקסט. ערך 0 או 1 בלבד | האם להפוך את המשתמש למשתמש מושהה שלא יוכל להתחבר למערכת אך נתוני יישמרו בה (שדה אופציונלי). ערך 1 פירושו שיש להשהות את המשתמש. ערך 0 פירושו שהמשתמש אינו מושהה עוד ויכול להתחבר. שימושי כאשר מבקשים להשהות משתמשים הנמצאים בחופשת לידה, למשל. |
| auth | טקסט. | שיטת האימות (התחברות) של המשתמש למערכת מול מנגנון סיסמאות. (שדה אופציונלי - ללא העברתו ייעשה שימוש בברירת המחדל שהוגדרה במערכת. manual - להתחברות ידנית בסיסמאות. ldap - להתחברות מול Active Directroy. saml2 - להתחברות מול מנגנון אימות SAML. וכדומה. |
| password | טקסט. עד 32 תווים | סיסמא של המשתמש (אופציונלי - במקרה ויוצרים סיסמא במערכת ולא אימות חיצוני). ניתן להגדיר שזו סיסמא ראשונית שמשתמש יידרש לשנות לאחר בהתחברות הראשונה למערכת. |
| orgidnumber | טקסט. עד 100 תווים | קוד הזיהוי (idnumber) של יחידה ארגונית מהיררכיית ארגונים אליה יש לשייך את המשתמש. אם ריק, לא ישויך ליחידה ארגונית. (שדה אופציונלי, חייב להיות זהה לקוד יחידה ארגונית הקיימת במערכת) |
| posidnumber | טקסט. עד 100 תווים | קוד הזיהוי (idnumber) של עיסוק מהיררכיית העיסוקים אליו יש לשייך את המשתמש. אם ריק, לא ישויך לעיסוק. (שדה אופציונלי, חייב להיות זהה לקוד עיסוק הקיים במערכת) |
| postitle | טקסט. עד 100 תווים | כותרת של העיסוק הספציפי או שם המשרה/תקן של המשתמש (שדה אופציונלי) |
| manageridnumber | טקסט. עד 100 תווים | מספר זיהוי של מנהל ישיר (שדה idnumber של המנהל הישיר של המשתמש). אם ריק לא ישויך למנהל. (שדה אופציונלי) |
| middlename | טקסט. עד 100 תווים | שם אמצעי (שדה אופציונלי) |
| alternatename | טקסט. עד 100 תווים | כינוי (יכול לשמש כשם חלופי להצגה במערכת. שדה אופציונלי) |
| country | טקסט. 2 תווים באותיות גדולות באנגלית. | קוד ארץ מגורים בשני תווים על פי תקן ISO 3116. למשל IL=ישראל, NZ=ניו-זילנד. (שדה אופציונלי) |
| city | טקסט. עד 120 תווים | יישוב מגורים (שדה אופציונלי) |
| timezone | טקסט. עד 100 תווים | מזהה של אזור הזמן של המשתמש. עשוי להיות רלוונטי בארגונים בהם יש פיזור גיאוגרפי של המשתמשים ורוצים להציג הדרכות במערכת, למשל, על פי אזור הזמן של המשתמש. יש לשמור על תצורה מתאיממה - למשל America/New_York, Europe/London, Asia/Singapore. (שדה אופציונלי) |
| lang | טקסט. 2 תווים באותיות קטנות באנגלית. | שפת ממשק משתמש של המערכת עבור משתמש זה, במידה והותקנו מספר שפות במערכת (עברית=he, אנגלית=en, שדה אופציונלי) |
| description | טקסט. עד 1,000 תווים | תיאור מילולי נוסף של המשתמש (שדה אופציונלי) |
| url | טקסט. עד 200 תווים | קישור לאתר הקשור למשתמש (שדה אופציונלי) |
| institution | טקסט. עד 40 תווים | מוסד. אינו מקושר למידע אחר כלשהו במערכת - יש להשתמש בשדה orgidnumber לשיוך ליחידה ארגונית במערכת (שדה אופציונלי) |
| department | טקסט. עד 30 תווים | מחלקה. אינו מקושר למידע אחר כלשהו במערכת - יש להשתמש בשדה orgidnumber לשיוך ליחידה ארגונית במערכת (שדה אופציונלי) |
| phone1 | טקסט. עד 20 תווים | טלפון 1 (שדה אופציונלי) |
| phone2 | טקסט. עד 30 תווים | טלפון 2 (שדה אופציונלי) |
| address | טקסט. עד 70 תווים | כתובת (שדה אופציונלי) |
| customfield_fieldname | סוגים שונים, על פי סוג השדה המותאם שהוקם - טקסט, תאריך, ערך 0 או 1 וכד'. | שדות מותאמים נוספים שמוחלט להוסיף למאפייני משתמשים בארגון - למשל - האם נוהג ברכב חברה, תאריך תחילת עבודה, דרג ועוד. |
שאלות ותשובות נפוצות
| שאלה | תשובה |
| האם ניתן להעלות קבצים אלו באופן אוטומטי או ידני? | ניתן להעלות את הקבצים הן בצורה אוטומטית או ידנית. כאשר ניקם לכם את ה- Learning Zone שלכם, נספק לכם מידע על אופן העברת קבצים לסנכרון. למידע נוסף על העברת הקבצים - ראו מאמר זה. |
| מה קורה כשיש שגיאות בנתונים? | מנגנון הסנכרון מריץ תהליך בדיקת נתונים לפני ביצוע הסנכרון עצמו. אם מתגלות שגיאות בשורות מידע מסוימות (למשל - למשתמש מסויים חסר שדה חובה כלשהו), אז הסנכרון ימשיך לרוץ לגבי נתונים אחרים, ויישמר תיעוד לגבי הנתונים השגויים. תיעוד השגיאות ניתן לצפייה על ידי מנהל המערכת שלכם, ואתם יכולים להגדיר שליחת התראות שגיאה אליכם ולצוות מערכות מידע שלכם, על מנת שייבדקו את מקור הנתונים החסרים במערכות שלכם. |
| באיזה תצורה צריכים להיות הקבצים? | הקבצים צריכים להישמר כקובץ CSV, בקידוד UTF-8. |
| האם ניתן לשייך עובד ליותר מעיסוק אחד? | בגרסה הנוכחית של המערכת ניתן לשייך עובד רק לעיסוק ויחידה ארגונית אחת. בגרסה קרובה של המערכת תהיה אפשרות לשייך משתמשים לעיסוקים מרובים. יכולת זו שימושית כאשר יש עובדים הנמצאים בחלקיות משרה ביחידות שונות ועיסוקים שונים. |
| מדוע צריך להעביר 3 קבצים שונים |
מבנה הנתונים במערכת הוא כזה שמידע על היחידות הארגוניות, על מבנה העיסוקים ועל המשתמשים נשמר במקומות נפרדים. מבנה נתונים זה נותן גמישות מירבית בניהול המידע, ביצירת דוחות וקבוצות דינמיות, בשיוך עובד למספר עיסוקים ועוד. שימו לב שאם אתם מעוניינים להפעיל רק חלק מן הסנכרונים ביכולתם להגדיר זאת. למשל - ניתן לסנכרן נתוני משתמשים בלבד, נתוני משתמשים ויחידות ארגוניות או את כל 3 הסנכרונים. |
הערות
0 הערות
המאמר סגור להערות.