בזמן יצירת דוח נתמודד תמיד עם השאלה מי צופה בדוח, ומה הוא יכול לראות.
לפני שנתחיל להסביר כיצד לבצע שליטה בדברים אלו ישנן מספר שאלות שאנו ממליצים לחשוב עליהן קודם:
1. שמפיקים את הדוח- מה אנחנו מצפים שיראו?
2. למי דוח זה מיועד? (מנהלים, מנהלי מערכת, משתמש)
3. מהי מטרת הדוח?
4. האם מנהלים צריכים לראות נתונים של עובדים ישירים או את כלל הארגון?
כיצד נשלוט בתוכן הדוח?
שלב 1: צור דוח חדש המובסס על תבנית הדוח הרצויה (או ערוך דוח קיים) - כיצד להקים דוח חדש ניתן למצוא במאמר שונה במאגר שלנו.
שלב 2- הגדר את העמודות בדוח תחת הלשונית "עמודות" ואת המסננים בהם יוכלו להשתש בדוח תחת "מסננים"
שלב 3- עבור ללשונית "תוכן" - כאן תוכל להחליט אילו נתונים יצוגו בפני מי שיצפה בדוח.
שלב 4- אם אתה רוצה שהדוח יציג את כל הנתונים הזמינים תחת לשונית תוכן בחר ב"הצג את כל הרשומות"
שלב 5- אם אתה רוצה את הדוח להציג רק בהתאם למשתמש הצופה בו (לדוגמה- מנהל שיוצג לו הצוות שלו בלבד) בחר "הצג רשומות התואמות את כל הריטריונים המסומנים" ו- "הצג רשומות על בסיס משתמש" .
כיצד נשלוט במי שיכול לצפות בדוח זה?
שלב 1- בחר בכרטייסית "גישה" אשר מכתיבה מי יכול לראות את הדוח שאתה מקים. משתמשים אשר אין להם הרשאה מתאימה לזו שתבחר בלשונית זו לא יוכלו לצפות בדוח. בהנחה ומישהו שיש לו הרשאה ישלח קישור לאדם שאין לו הרשאה לצפייה הוא יקבל הודעת שגיאה.
שלב 2- אם אתה רוצה שהדוח יהיה נגיש לכל המשתמשים סמן "כל המשתמשים יכולים לצפות בדוח זה"
שלב 3- אם אתה רוצה להגביל את הגישה לדוח בחר "רק משתמשים מסוימים יכולים לצפות בדוח זה"
שלב 4- בחר מהאפשרויות המוצגות איזה מהתפקידים הקיימים במערכת יוכלו לצפות בדוח (בהנחה ומדובר בדוח מנהלים ניתן לבחור "מנהלי צוות"
שלב 5- לחץ על שמור שינויים
הערות
0 הערות
היכנס למערכת כדי להגיב.