יצירת וניהול משתמשים - כיצד תיצרו משתמש חדש

מערכת Totara הינה פלטפורמה עסקית להעברת ידע, בעלת יכולות מובנות של יצירת משתמשים ועריכת  הגדרותיהם, הרשאותיהם ותפקידם.

מהו משתמש?
משתמש במערכת נוצר ע"י מנהל המערכת שהוא אחראי על המערכת ובין היתר בעל ההרשאות של יצירת משתמשים. משתמש יכול להיות משוייך לקורס, לפעילויות בתוכו, למסלולים מסוימים, לתוכניות התפתחות וכו'.
ניתן להציג למשתמשים שונים תכני ידע ולמידה שונים הן בעמוד הראשי שאליו המשתמש נחשף,בעת כניסתו למערכת והן בסביבות הלמידה והעברת הידע השונות במערכת.

כיצד ניצור משתמש חדש?

על מנת ליצור משתמש חדש יש לללחוץ על גלגל השיניים של ניהול המערכת בחלק העליון של המסך

ומשם לבחור משתמשים.

ברוב המקרים מילוי שדות החובה (המסומנים בכובית אדומה) בלבד מספיקים להקמת משתמש, אך במאמר זה אנחנו נפרט את כל השדות הקיימות בעמוד הקמת המשתמש.

מסך הגדרות משתמש חדש הינו בעל הגדרות רבות המשפיעים משמעותית על התנהלות המשתמש.
הרשימה הבאה מרכזת הסברים לגבי השדות החשובים במסך זה.

הגדרות כלליות:
שימו לב - ייתכן כי חלק מהשדות לא יופיעו במסך הגדרות המשתמש על פי הגדרות שונות במערכת.

• שם משתמש - שדה חובה. השם איתו המשתמש מתחבר למערכת.
• מנגנון אימות - תפריט זה מאפשר לכם לשנות את שיטת האימות של משתמש מסוים. שימו לב שזה מאוד תלוי בשיטות האימות הקיימות באתר.
• חשבון מושהה - חשבונות משתמשים מושהים אינם יכולים להתחבר למערכת. במידה ותסמנו "V" באופציה זו המשתמש לא יוכל להתחבר בכל דרך ולקבל הודעות.
• הכרחת שינוי סיסמה - כאשר התיבה מסומנת, המשתמש יתבקש לשנות את סיסמת ההתחברות שלו בעת הכניסה הבאה למערכת.
• תצוגת דואר אלקטרוני - מאפשר למנוע או להגביל את תצוגת הדואר האלקטרוני לשאר המשתמשים
• אופן משלוח הדואר האלקטרוני - אופן קבלת העדכונים וההודעות מפורום בו המשתמש משתתף. ישנן 3 אפשרויות להגדרה:
  רגיל (הודעת דואר על כל הודעה בפורום) - על כל הודעה שהועלתה בפורום המשתמש יקבל הודעת עדכון.
  מקבץ (הודעת דואר יומית עם כל התכתובות) - המשתמש יקבל הודעת דואר מרוכזת המכילה את כל התכתובות שהיו בפורום במהלך היום.
  נושאים (הודעת דואר יומית עם כותרות בלבד) - המשתמש יקבל הודעת דואר מרוכזת המכילה את כותרות ההודעות שהיו בפורום במהלך היום.
• תיאור - תיבה המאפשרת הוספת תיאור אודות המשתמש
• תמונה - ניתן להעלות תמונת משתמש. תמונה זו תופיע בכל מיני מקומות ותסמל את המשתמש
• מידע נוסף - ניתן להוסיף דרכי זמינות נוספות של המשתמש כגון: דף בית באינטרנט, מספר טלפון, מוסד, מחלקה וכולי.
  שיוך משתמש חדש לארגון, עיסוק ומנהל

  לאחר יצירת המשתמש החדש תוכלו לשייך אותו לארגון, עיסוק ומנהל במסך ההגדרות לפי הנתיב הבא:

  ניהול מערכת >> משתמשים >> בחירת המשתמש אותו יצרתם >> הוסף שיוך למשרה

  הגדרות:

  • שם מלא - זהו השם המלא של העיסוק של העובד.
  • שם קצר - זהו שם קצר של העיסוק שעשוי לשמש למטרות תצוגה
  • מספר זיהוי - הזיני 1 (עבור עיסוק אחד בלבד).
  • תיאור - תיאור העיסוק של העובד
    
  • עיסוק - תוכלו לבחור עיסוק הקיים במערכת ע"י לחיצה על "בחר עיסוק". זה רלוונטי למטרות שיוך למידה ודוחות. לדוגמה, תוכלו לבחור בעיסוק נציג תמיכה
  • ארגון - תוכלו לבחור ארגון הקיים במערכת ע"י לחיצה על "בחר ארגון". זה רלוונטי למטרות שיוך למידה ודוחות. לדוגמה, תוכלו לבחור בארגון חטיבה טכנית.
  • תאריך התחלה - תוכלו לבחור את התאריך בו העובד יתחיל את העיסוק.
  • תאריך סיום - תוכלו לבחור את התאריך בו העובד יסיים את העיסוק.
    
  • מנהל - תוכלו לבחור את המנהל הישיר אליו ישוייך העובד. לחצו על "בחר מנהל" ובחרו בשם המנהל אליו תרצו שהעובד ישוייך, הוא ידווח ע"י המערכת בהתקדמות העובד בהשלמת הידע הנדרש, יקבל את ההתראות, לדוגמה אם העובד השלים מסלול כניסה לתפקיד בהצלחה או שמאחר בהשלמת לומדת רגולציה של הארגון. העובד יימצא תחת אותו מנהל במערכת והוא יוגדר כחלק מהצוות שלו.
  • מעריך - תוכלו לבחור מעריך לעובד.
  • מנהל זמני - ניתן לשייך את העובד למנהל זמני. המנהל הזמני שישוייך יהיה בעל אותן הרשאות כמו מנהל ישיר, למשך הזמן שהוגדר. לחצו על "בחר מנהל זמני" על מנת לבחור את המשתמש שיהיה המנהל הזמני של העובד. 
  • תאריך תפוגת הגדרת מנהל זמני - תוכלו להגדיר את התאריך לסיום מינוי המנהל הזמני.
  
  
  
לסיום התהליך ולשמירה לחצו על "הוסף שיוך משרה".

המלצות וטיפים:

• בעת הגדרת מנגנון אימות, רצוי לא לשנות את שיטת ההתחברות או לנקוט במשנה זהירות. יש לזכור כי שינוי בשדה זה עשוי לגרור אי יכולת של המשתמש להתחבר למערכת.
• חשבו לאילו ארגונים ועיסוקים תרצו לשייך את העובד החדש ע"פ ההיררכיות השונות הקיימות בארגונכם. הגדרות אלו יוכלו להקל עליכם בשיבוצו בהמשך לחלק מן הקורסים והמסלולים הנדרשים לו.